Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung des Leistungsangebots „Octo" sowie damit verbundener Geschäftsbesorgungs- und Backoffice-Leistungen der A-Z Geschäftsbesorgungs UG (haftungsbeschränkt), Wilhelm-von-Siemens-Str. 16–18, 12277 Berlin (nachfolgend „A-Z" oder „wir"), mit ihren Kunden (nachfolgend „Kunde").

Unser Leistungsangebot richtet sich in erster Linie an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (Gewerbetreibende, Freiberufler, Praxen, Kanzleien und vergleichbare Geschäftskunden). Daneben können auch Verbraucher im Sinne des § 13 BGB Vertragspartner werden — insbesondere angehende Solo-Selbstständige und Einzelunternehmer, die Octo bereits vor oder im Zuge ihrer Gewerbeanmeldung nutzen möchten und zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses rechtlich noch nicht als Unternehmer handeln. Für diese Kunden gelten zusätzlich zu den übrigen Regelungen dieser AGB die verbraucherschützenden Bestimmungen dieses Vertrags, insbesondere das Widerrufsrecht nach § 10. Wo diese AGB zwischen Unternehmer- und Verbraucherkunden unterscheiden, ist dies in der jeweiligen Klausel ausdrücklich kenntlich gemacht.

Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn wir ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt haben.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung

Gegenstand des Vertrags ist die Bereitstellung des digitalen Assistenzsystems „Octo" zur Unterstützung bei Routineaufgaben im Backoffice (u. a. Ablage und Strukturierung von Belegen und Unterlagen, Vorbereitung der Abrechnung, Terminerinnerungen) in dem vom Kunden gewählten Paket:

• Octo Basis — automatisierte Basis-Skills ohne zusätzliche menschliche Prüfung, Basispreis 600 € netto/Monat.
• Octo Basis + Kurator — wie Octo Basis, zusätzlich Vier-Augen- Prüfung durch einen menschlichen Kurator, Basispreis 1.200 € netto/Monat.
• Weitere Mitarbeiter-Zugänge über die ersten drei im Paket enthaltenen hinaus: 20 € netto/Monat je Zugang.
• Branchenspezifische Zusatzpakete: ab 100 € netto/Monat, je nach Branche und Leistungsumfang.

Beide Pakete sind wahlweise in drei Laufzeitvarianten buchbar, die sich durch die Abrechnungsperiode und einen laufzeitabhängigen Rabatt auf den Basispreis unterscheiden (Vorschlag, von Kaizen final zu bestätigen):

• Monatliche Laufzeit — Basispreis, monatlich kündbar zum Monatsende.
• Quartalsweise Laufzeit — ca. 10 % Rabatt auf den Basispreis, kündbar zum Ende des jeweiligen Quartals.
• Jährliche Laufzeit — ca. 20 % Rabatt auf den Basispreis, kündbar zum Ende des jeweiligen Vertragsjahres.

Der genaue Leistungsumfang, die verfügbaren Zusatz-Skills, die konkreten Preise je Laufzeitvariante und die branchenspezifischen Pakete ergeben sich aus der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung auf az-konzepte.de/leistungen sowie aus dem im Einzelfall mit dem Kunden abgestimmten Angebot. Alle auf der Website genannten Preise sind, soweit nicht anders gekennzeichnet, Nettopreise zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

Kein Ersatz für Rechts- oder Steuerberatung: Octo bereitet Vorgänge vor und liefert Entwürfe bzw. Indikatoren (z. B. einen Abrechnungsentwurf oder eine vorbereitete Buchung). Octo und A-Z erbringen keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) und keine Steuerberatung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes (StBerG). Verbindliche rechtliche oder steuerliche Entscheidungen trifft ausschließlich der Kunde, gegebenenfalls in Abstimmung mit seinem Steuerberater, Rechtsanwalt oder sonstigen Berufsträger. Bei Paketen mit Kurator-Prüfung erfolgt lediglich eine fachliche Vier-Augen-Kontrolle der von Octo vorbereiteten Inhalte, keine rechts- oder steuerberatende Tätigkeit.

§ 3 Vertragsschluss

Die Darstellung der Leistungen und Pakete auf unserer Website stellt kein bindendes Angebot dar, sondern eine unverbindliche Aufforderung an den Kunden, ein Angebot abzugeben. Nach Kontaktaufnahme (z. B. über das Kontaktformular) und einem Onboarding-Gespräch erhält der Kunde ein individuelles Angebot. Der Vertrag kommt zustande, sobald A-Z das Angebot des Kunden schriftlich oder in Textform (z. B. per E-Mail) bestätigt oder mit der Erbringung der Leistung beginnt.

§ 4 Preise und Zahlungsbedingungen

Es gelten die im Vertrag bzw. in der Auftragsbestätigung genannten Preise, einschließlich der bei Vertragsschluss gewählten Laufzeitvariante (§ 5). Sofern nichts anderes vereinbart ist, wird der jeweilige Paketpreis zu Beginn der gewählten Abrechnungsperiode (Monat, Quartal bzw. Jahr) im Voraus in Rechnung gestellt. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer (derzeit 19 %).

Rechnungen sind, sofern nicht abweichend vereinbart, innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen (§§ 286 ff. BGB).

Preisanpassungen für laufende Vertragsverhältnisse teilen wir dem Kunden mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen vor dem geplanten Wirksamwerden in Textform mit. Ist der Kunde mit der Preisanpassung nicht einverstanden, steht ihm ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Anpassung zu, das er innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Ankündigung in Textform ausüben kann. Übt der Kunde dieses Recht nicht aus, gilt die Anpassung mit Wirksamwerden als angenommen.

§ 5 Laufzeit, Kennenlernphase und Kündigung

Neue Kunden erhalten eine 30-tägige Kennenlernphase ab Vertragsbeginn. Innerhalb dieser Kennenlernphase kann der Kunde jederzeit ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist in ein kleineres Paket wechseln oder den Vertrag beenden.

Nach Ablauf der Kennenlernphase richten sich Laufzeit und Kündigung nach der bei Vertragsschluss gewählten Laufzeitvariante:

• Monatliche Laufzeit: Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils einen weiteren Monat, sofern er nicht mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des jeweiligen Monats gekündigt wird.
• Quartalsweise Laufzeit: Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils ein weiteres Quartal, sofern er nicht mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des jeweiligen Quartals gekündigt wird.
• Jährliche Laufzeit: Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, sofern er nicht mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des jeweiligen Vertragsjahres gekündigt wird.

Die Kündigung bedarf der Textform (z. B. E-Mail). Ein Wechsel zwischen den Laufzeitvarianten ist jeweils zum Ende der laufenden Laufzeitperiode möglich. Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 6 Mitwirkungspflichten des Kunden

Der Kunde stellt die für das Onboarding und den laufenden Betrieb von Octo erforderlichen Informationen, Stammdaten, Zugänge und Unterlagen vollständig, rechtzeitig und in verwertbarer Form zur Verfügung und benennt einen fachlichen Ansprechpartner. Verzögerungen oder Fehler, die auf einer verspäteten, unrichtigen oder unvollständigen Mitwirkung des Kunden beruhen, gehen nicht zulasten von A-Z.

Bei Paketen mit Kurator-Prüfung obliegt es dem Kunden, von Octo vorbereitete Inhalte mit Außenwirkung (z. B. Abrechnungen, Kundenkommunikation) erst nach Freigabe zu verwenden.

§ 7 Verfügbarkeit

Wir sind bemüht, Octo mit einer hohen Verfügbarkeit bereitzustellen. Ausfallzeiten können durch Wartungsarbeiten, Störungen bei Subdienstleistern oder höhere Gewalt entstehen. Eine verbindliche Verfügbarkeits- bzw. SLA-Zusage (z. B. eine bestimmte Prozentzahl garantierter Verfügbarkeit im Monat mit vertraglichen Rechtsfolgen bei Unterschreitung) bieten wir im Rahmen dieser AGB nicht an. Individuelle Verfügbarkeitsvereinbarungen für einzelne Kunden sind ausschließlich nach gesonderter Absprache und gesonderter schriftlicher Vereinbarung möglich.

§ 8 Haftung

Wir haften unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie nach Maßgabe des Produkthaftungsgesetzes, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie im Falle der Übernahme einer ausdrücklichen Garantie.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, ist unsere Haftung der Höhe nach begrenzt auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden, in jedem Fall begrenzt auf die Deckungssumme unserer bestehenden Berufs- bzw. Vermögensschadenhaftpflicht- versicherung im jeweiligen Schadensfall. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

Da Octo Inhalte lediglich vorbereitet und, im Kurator-Paket, durch einen Menschen geprüft werden, haften wir nicht für Entscheidungen, die der Kunde auf Basis unzureichend geprüfter, vorläufiger Octo-Ausgaben trifft, ohne die vertraglich vorgesehene Freigabe einzuholen.

§ 9 Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung dieser Website richtet sich nach unserer Datenschutzerklärung. Soweit A-Z im Rahmen der Vertragsdurchführung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet (z. B. Kunden- oder Patientendaten im Rahmen der Abrechnungsvorbereitung), schließen die Parteien vor Beginn dieser Verarbeitung einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab.

§ 10 Widerrufsrecht

Schließt der Kunde den Vertrag als Unternehmer (§ 14 BGB), steht ihm kein verbraucherrechtliches Widerrufsrecht nach §§ 355 ff. BGB zu. Schließt der Kunde den Vertrag hingegen als Verbraucher (§ 13 BGB) — etwa als angehender Solo-Selbstständiger vor Gewerbeanmeldung —, gilt die nachfolgende Widerrufsbelehrung.

§ 11 Vertraulichkeit

Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich zu behandeln und nur zur Vertragsdurchführung zu verwenden.

§ 12 Schlussbestimmungen

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform, soweit nicht eine strengere Form vorgeschrieben ist. Dies gilt auch für die Änderung dieser Schriftformklausel selbst.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz von A-Z in Berlin. Ist der Kunde Verbraucher (§ 13 BGB), gelten für den Gerichtsstand ausschließlich die gesetzlichen Regelungen.

Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.